22 septiembre, 2020

Claves para una gestión eficaz de las auditorías a los proyectos

“Sin datos, solo eres otra persona con una opinión.”

W. Edwards Deming

La importancia de las auditorías en los proyectos

Por más detallada que sea la planificación de un proyecto, es casi inevitable que durante la ejecución surjan nuevos datos al problema que obligan a efectuar modificaciones al plan original. De acuerdo con un estudio del Project Management Institute (PMI), el 43 % de los proyectos tiene variaciones significativas en el presupuesto, 40 % tiene variaciones en los plazos estipulados y un 49% tiene variaciones en el alcance. Lo cual no es totalmente negativo siempre y cuando se aprenda de ellos, se busquen oportunidades para mejorar el proyecto y se gestionen adecuadamente los cambios.

Si bien los proyectos tienen sus controles, una visión independiente, objetiva y en perspectiva como la que brindan las auditorías, proveerá de mejores oportunidades para detectar desvíos y efectuar las correcciones necesarias para que los entregables lleguen al cliente conforme con sus requisitos, para identificar acciones correctivas que ataquen la causa raíz de los desvíos y minimicen su probabilidad de ocurrencia y también actualizar los riesgos y oportunidades de tal manera de prevenir en tiempo y forma, potenciales desvíos y aprovechar las circunstancias favorables.


Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. (ISO 19001 “Directrices para la auditoría de sistemas de gestión”).

En la Guía PMBOK del PMI se menciona la herramienta de auditoría más de 50 veces en las siguientes áreas de conocimiento: Integración, Alcance, Calidad, Riesgos y Adquisiciones.

En la Norma ISO 21500 “Directrices para la dirección y gestión de proyectos” que tiene una correspondencia estrecha con la Guía PMBOK no se menciona específicamente las auditorías dado que es más indicativa y no sugiere que herramientas utilizar para gestionar cada proceso.

Pero en la norma ISO 10006 “Directrices para la gestión de la calidad en los proyectos”, tratándose de un sistema de gestión de la calidad, sugiere especialmente las auditorías como una herramienta esencial para evaluar el desempeño del proyecto y gestionar la mejora continua.

No obstante, en aproximadamente el 90 % de los proyectos no se realizan auditorías o se hace de manera inadecuada.

Claves para la gestión eficaz de las auditorías

  1. Asegurarse la independencia: si queremos resultados imparciales lo deseable es ubicar al Equipo de Auditoría como asistente directo del Senior Management Project o del Project Sponsor, definir claramente sus funciones, responsabilidades y el procedimiento de comunicación, así como darles exclusividad para estas funciones con el propósito de evitar el conflicto de intereses.
  • Combinar competencia en gestión de auditorías y experiencia en proyectos:que todos los integrantes del equipo de auditoría reúnan sería lo deseable, caso contrario se debería incorporar personal con estas capacidades y realizar una capacitación de nivelación de conocimientos. La norma ISO 19001 “Directrices para la auditoría de sistemas de gestión” puede contribuir significativamente a este propósito.
  • Participación del equipo de auditoría en todas las etapas del proyecto: si bien en las distintas guías para la dirección de proyectos se hacen hincapié en el uso de esta herramienta en las etapas de implementación, control y cierre, la participación en la etapa de planificación es crucial. La etapa de planificación de una auditoría insume alrededor del 60% de los recursos de todo el proceso, sobre todo el tiempo. Por lo tanto, la participación del equipo de auditoría en la elaboración del Plan de dirección del proyecto y sus anexos y mas específicamente en la determinación de los requisitos, el alcance, objetivos, etc., sus métricas, desempeño y elaboración de plantillas para los registros de seguimiento y evaluación, facilitará significativamente la planificación de las auditorías y hará más eficaz y eficiente el desarrollo de estas. En definitiva, cuanto más involucrado esté el equipo de auditorías en las definiciones del proyecto, más comprenderá los criterios de auditoría utilizados para confrontarlos con las evidencias e identificar hallazgos que agreguen valor al proyecto.
  • Poner un ojo en los riesgos y oportunidades: las funciones de auditoría dotan al equipo una visión global del proyecto que pocos lo tienen. Hay que aprovechar esta capacidad y requerirle que participen en la actualización de los riesgos, pues de allí surgen medidas preventivas que se adelantan a las variaciones indeseadas de un proyecto o a las oportunidades que exploten las circunstancias favorables.
  • No perder de vista los requisitos del cliente y otras partes interesadas: comprender cómo las especificaciones de los entregables responden a estos requisitos en el cual se incluyen los aspectos legales y reglamentarios, le permitirá al equipo auditor concentrase en los hallazgos relevantes que aseguran el éxito del proyecto.
  • El Equipo de Auditoría es parte del proyecto: sin que se comprometa la independencia de los auditores, se deben hacer todos los esfuerzos necesarios para que se entienda que su misión es contribuir al éxito del proyecto y que cuanto mas independiente sea, más objetivo será al focalizarse en los procesos y no en las personas.

Para profundizar sobre estos conceptos y otros, te invito a compartir conocimientos y experiencias en el curso Gestión de proyectos industriales – Presenline 2020 – Fundación cultural del norte a dictarse en el mes de Septiembre.

Confía en DIBAG para una gestión eficaz en las auditorías de proyectos. Nuestro objetivo es brindar a tu empresa soluciones integrales para todos los procesos de la cadena de abastecimiento, que la diferencie en sus mercados por servicios, costos e innovación. ¡Cuenta con nosotros!

Lic. Eduardo Acosta

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