APLICACIONES DE SMARTPHONE y VIDEO CONFERENCIAS

Las nuevas plataformas de comunicación usadas para las distintas actividades comerciales, generan más de un mal entendido que incrementa, modifica o trae más confusión a la situación original, toda vez que negociamos en forma virtual.

Haciendo una analogía con los detalles de publicidad de “Comercialización” llamaremos a las distintas plataformas de comunicación, “objeto”. Lugar éste, dónde se realizan las videoconferencias. Así los dispositivos, son sólo el soporte.

Llamaremos “sujetos” a las personas que hacen uso de este medio. Los individuos interactúan con su propio marco de referencia, construyen, perciben y administran la emoción. Este proceso mental desencadena un nuevo conflicto o situación especial, distinta a la anterior, con los matices propios del momento vital que los embarga. Esta construcción mental es muy rápida. Podría adolecer de pensamiento crítico y tiempo suficiente para su análisis.

Es aquí y fruto de la distancia física dónde se producen distintas aristas e interpretaciones del conflicto original.

Estamos frente a un “ruido” que nos morigera / aumenta o disminuye la interpretación de la realidad.

Esta nueva realidad, mal llamada Nueva normalidad (prefiero decirle nueva a normalidad) caracteriza un escenario Volátil, Incierto, Complejo y Ambiguo – VICA.  El “objeto” funciona como barrera y en la construcción mental del “sujeto”, el conflicto, toma una dimensión distinta.

Aplicaciones sin contacto visual (W. APP, ya sea por mensaje de texto o audio)

En líneas generales, el uso de esta aplicación, alberga la imposibilidad de hacer foco, como característica esencial, sobre la identificación de intereses o aún peor, en lo que se refiere al objeto negocial.

Es común que los temas no tengan un solo hilo conductor en el envío de los mensajes y se debe tener en cuenta que nuestro interlocutor, está pensando o haciendo otra cosa muy distinta a lo que nosotros queremos obtener (Ej. Ayudando a los hijos con el ZOOM de la Escuela, viendo TV)

En síntesis, es muy probable que no esté del todo atento a lo que va leyendo. Aún más, si demora uno o varios minutos en responder, seguro que habrá perdido el interés o no registró dicho mensaje.

Si una de las partes utiliza este método para lograr alguna ventaja u obtener información adicional, es posible que de resultado. El tema quedó planteado. No obstante, no espere la mejor respuesta a su inquietud.

El uso de los sistemas de mensajes de audio o texto tipo W. APP “para negociar“ están contraindicados. Menos aún, para cerrar contratos o resolver situaciones conflictivas.

Una forma de ganar tiempo y no enredarse es pautar una cita o una llamada en fecha y horario a convenir. El valor agregado de esta jugada radica en que permite ganar tiempo y armonizar una agenda.  El tiempo es un elemento que dinamiza la negociación y en este caso, puede favorecer (esto es aumentar) la cuota de poder que todos tenemos en una negociación.

Las situaciones de este tipo sólo generan escenarios más complejos que los anteriores. Las personas sin estar en presencia de voz e imagen, suelen ser más competitivas y demandantes en respuestas o peticiones (el anonimato, siempre es una buena cobertura y pantalla)

Moraleja.

• Sea usted el que llama.
• No responda si no está preparado. Gane tiempo.

Para el caso en que usted, sea sorprendido con un mensaje y no tenga a mano las herramientas para responder, sugiero que gane tiempo. Conteste con una propuesta superadora. Agregue, “enseguida lo llamo”. Así tendrá tiempo de prepararse para responder.

Aplicaciones con Imagen y sonido en tiempo real.

La digitalización está siendo protagonista, no solo en el ámbito laboral, mediante la extensión del teletrabajo y la comunicación virtual, sino en todos los aspectos de la vida. Incluida la negociación.
El escenario de la negociación tradicional era alrededor de una mesa, hoy ese objeto “mesa” se modificó a una plataforma zoom o similar, generó un nuevo escenario, un nuevo espacio virtual en la cual se desarrolla  la negociación que además,  impacta  en los sujetos que participan.

Recomiendo tener en cuenta en el uso de esta opción virtual, lo siguiente:

• Establecer una agenda previa para lograr un mejor aprovechamiento del tiempo y evitar que la conversación transite caminos no deseados. Meta negociación. Ambas situaciones presencial y online

• Liberar el espacio físico que forma parte del escenario dónde se da esta situación y se proyecta su imagen. En la ubicación de las partes en modo virtual se advierten, al menos, dos escenarios distintos que (su uso) podrían generar una situación de incomodidad a una o varias partes presentes en el modo virtual (se puede utilizar con el fin de impresionar / intimidar a la otra parte).
• Utilizar símbolos que atentan contra la idiosincrasia de las partes (cuadros de líderes políticos, simpatías con algún club deportivo, logos de marcas de la competencia, u otro elemento incómodo a los ojos y sentir de la contraparte.
• El uso deliberado de trucos sucios en la sesión, tales como, incomodar con ruidos la conversación, filtrar música, proyectar o compartir una imagen equivocada (de la competencia), entre otros, erosiona la confianza.

Sea prudente y respetuoso. Utilice signos y objetos neutros en su entorno. Facilite la comunicación sin “ruidos molestos”

• Esté correctamente vestido y aliñado. Evite el tránsito de personas ajenas al evento por delante de la cámara. En modo virtual cada parte maneja su espacio. Una parte puede manejar su espacio a su favor para interrumpir a la otra parte. (Ej: que aparezca alguien detrás, que intimide a la otra parte). Es recomendable estar correctamente vestido. Evite exposiciones indeseables.

• Inhibir todo ruido externo durante la sesión (música, TV encendida, aspiradora de la casa, entre otros).

• Tenga una calculadora a mano para efectuar alguna operación que necesite.

• Es preferible usar una computadora en este tipo de reuniones. Apoyada sobre un escritorio o mesa. No es aconsejable el uso del teléfono en la mano ya que, tiende a moverse y resulta un motivo de distracción para los demás participantes. Si opta por el teléfono, déjelo en un pie de apoyo, quieto. Pida permiso para hacer eso, así no distrae al auditorio.
  
  
• No se tiente con el teléfono para ver los W APP o mirar alguna otra aplicación. Manténgalo lejos de la mano. Concéntrese en la reunión y su progreso.
  
  
• La ansiedad que genera el método virtual, exige a las partes un poder de síntesis y por sobre todo, acordar en el menor tiempo posible.

• Verifique que su apariencia “en cámara” sea luminosa y con el brillo suficiente para que se aprecien sus rasgos.
  
  
• No ingerir alimentos durante la reunión virtual. Sí es correcto o razonable, tomar una taza de té / café. Copa con agua o gaseosa. De ser posible usar utensilios con el logo de su empresa.
  
  
• Inmediatamente de la reunión, envíe un mail a los participantes con un resumen de los puntos tratados, los puntos acordados y aquellos que han quedado pendiente.

Visualice la negociación tradicional para encontrar los puntos de esta nueva modalidad virtual. Eso sí, dese prisa, aquí todo es más vertiginoso y rápido. Casi casi, que el tiempo vuela.

Autor: Fernando GREGORIO.

Con la colaboración de Valeria PALAVECINO